De stappen

1. Bijpraten facilitator communicatie

De facilitator wordt op de hoogte gebracht van de casus, de planning, de partners die deelnemen en de plannen.

2. Inventariseren

Inventariseren van welke organisatie een communicatieadviseur moet worden aangesloten. Dit gebeurt in overleg tussen projectleider, procesbegeleider en facilitator communicatie. De organisaties zorgen vervolgens voor naam en contactgegevens van een communicatieadviseur. Bovendien zorgen ze dat deze communicatieadviseur goed wordt bijgepraat over de casus, de belangen van de organisatie hierin en de stappen (interventies) die worden genomen.

3. Plannen en uitnodigen

De facilitator communicatie benadert de communicatieadviseurs telefonisch en/of via de mail voor de eerste bijeenkomst.

Het plannen van een datum waarop iedereen kan is in de praktijk tijdrovend. Het is belangrijk dat iedereen aanwezig is en als dat niet lukt dan is een voorgesprek met de afwezige handig. Na het vaststellen van de datum volgt de officiële uitnodiging met datum, tijd, plaats.

4. Agenda eerste bijeenkomst

Het doel van de eerste bijeenkomst is het definiëren van het gezamenlijke doel. Hiervoor is het belangrijk om de kansen en belemmeringen van de organisaties én de personen die aan tafel zitten in kaart te brengen. Dit wordt van tevoren duidelijk aangegeven aan de deelnemers. Ook de agenda wordt tijdig verstuurd.

Voorbeeld van agenda eerste bijeenkomst:

Agenda

1. Kennismaken
2. Korte schets casus vanuit ieders organisatie (welke activiteiten zijn al geweest mbt het onderwerp en wat gaat nog komen)
3. Het communicatiedoel van de eigen organisatie (wat wil je bereiken met communicatie?)
4. Het gezamenlijke communicatiedoel
5. Wat is er al gedaan op communicatiegebied?
6. Waar liggen de kansen?
7. Taakverdeling
8. Voorbereiding tweede bijeenkomst (huiswerk: bedenk doelgroepen, plekken, momenten en boodschappen die van belang zijn voor communicatie). Eventueel alvast plannen tweede bijeenkomst.

5. Mailing na eerste bijeenkomst

De facilitator stuurt het verslag en een reminder voor het huiswerk naar de groep.

6. Agenda tweede bijeenkomst

De tweede bijeenkomst heeft de vorm van een brainstorm. Een flap-over, geeltjes en stiften zijn handig om te gebruiken. In het brainstormgedeelte schrijven alle deelnemers hun ideeën op de geeltjes, vervolgens worden deze gegroepeerd. Dit zorgt voor vaart in het proces.

1. Brainstorm:
   - Doelgroepen, betrokkenen, intermediairs (actoren en factoren in kaart brengen)
   - Communicatiemomenten (handhavingsacties, maar ook bijeenkomsten ed)
   - Plaatsen
   - Middelen
2. Koppelingen maken. Waar liggen de kansen? Interventies? Keuzes!
3. Boodschappen
4. Tijdslijn
5. Taakverdeling (per actie een trekker bepalen en kijken welke partner kan bijdragen)
6. Trekker/coördinator afspreken voor de uitvoering

7. Plan opstellen en uitvoeren

De facilitator legt de uitkomsten van de brainstorm vast in een concreet plan en de communicatieacties worden door de projectleider ingebed in de interventiematrix. Na goedkeuring gaat de uitvoering beginnen onder coördinatie van de trekker.