Stappenplan integrale communicatie
Integrale communicatie heeft meerwaarde in de aanpak van casussen en fenomenen. Maar hoe organiseer je dit en maak je gebruik van de expertise en mogelijkheden van alle betrokken partners? Dit stappenplan geeft hiervoor handvatten.
Doel
In enkele bijeenkomsten met communicatieadviseurs van alle relevante partners werk je toe naar een plan. De eerste bijeenkomst is gericht op het bepalen van een gezamenlijk doel. Na deze bijeenkomst krijgt iedereen ‘huiswerk’ mee: een ieder bedenkt boodschappen en doelgroepen. De tweede bijeenkomst is gericht op het samenbrengen van de input van verschillende partners. Vervolgens wordt gezamenlijk het complete communicatieplan en de interventiematrix opgeleverd. Dit wordt afgestemd met het projectteam.
Opbrengst
Een interventiematrix gevuld met communicatieacties, die geïntegreerd kan worden in de interventiematrix van het casusoverleg.
Voorwaarden voor een effectief traject:
- Alle belangrijke partners leveren een communicatieadviseur en er wordt bepaald wie hierin de rol van facilitator op zich neemt;
- alle adviseurs zijn op de hoogte van de casus en van de acties van de eigen organisatie hierin;
- het aantal bijeenkomsten is beperkt, ivm met capaciteit en reistijd, en de bijeenkomsten worden dan ook heel efficiënt ingevuld;
- iedereen komt goed voorbereid naar de bijeenkomsten en doet zijn of haar ‘huiswerk’;
- de facilitator neemt het initiatief, begeleidt en jaagt aan;
- timing is belangrijk. De communicatiegroep komt idealiter het eerst bij elkaar als het casusoverleg al goed op gang is, het probleem in kaart heeft gebracht en bijna overgaat tot het bedenken van interventies;
- een goede coördinatie op de totale gezamenlijke aanpak is een belangrijke voorwaarde. Zorg voor een procesbegeleider, de wil tot samenwerking en de bereidheid en mogelijkheid om samen stappen te zetten.